Nel momento in cui parte un nuovo progetto è necessario pianificare le attività da svolgere e, soprattutto, stimare in maniera corretta tempi e costi.
La pianificazione confluisce in un documento definito, piano operativo, che rappresenta il principale strumento di pianificazione e controllo di un qualunque progetto.
IL PIANO OPERATIVO DI PROGETTO
Nel piano operativo, redatto prima dell’avvio del progetto, viene definito cosa, quando e chi deve realizzare le singole attività.
Non è un documento che resta invariato nel tempo, ma viene sottoposto a continui aggiornamenti in fase di realizzazione del progetto.
Esso assolve a due funzioni fondamentali:
1. la pianificazione del progetto prima dell'avvio del progetto
2. il controllo dell’avanzamento durante la sua attuazione.
IL CONTROLLO
Il controllo in fase di attuazione di un progetto ha la funzione di verificare quanto tempi, costi e attività pianificate sono coerenti con la pianificazione iniziale e se i termini e il budget fissati inizialmente potranno essere effettivamente rispettati.
La verifica viene effettuata confrontando le stime iniziali con i dati reali.
Se esiste uno scostamento sarà necessario risalire alle cause che hanno originato i ritardi che possono derivare da molteplici cause:
- riparare a sottostime di costi e tempi commesse nella fase di pianificazione.
- rispondere ad ampliamenti dei confini di progetto proposti in corso d'opera.
- riparare a variazioni della disponibilità di risorse
- altri imprevisti.
Una volta individuato un ritardo, il pianificatore ha il compito di decidere come intervenire sulla programmazione per recuperarlo o semplicemente per adeguare il piano operativo alla nuova situazione che va debitamente comunicata ai responsabili di progetto e condivisa con loro.
Il controllo non può prescindere dall’analisi dell'efficienza e dell'efficacia del lavoro svolto. Un’attenzione che potrebbe servire a prevenire scostamenti indesiderati tra l'andamento del progetto e la pianificazione originaria.
COME E QUANDO EFFETTUARE IL CONTROLLO
Le operazioni di controllo, compresa la redazione di report intermedi e finali sui risultati raggiunti, devono essere formalizzate in precise procedure che vanno definite prima dell’avvio del progetto.
I criteri di controllo principali da prevedere sono:
* gli standard di prestazione
* il sistema di rilevazione da utilizzare
* la cadenza del monitoraggio periodico
* la frequenza della reportistica
* il ciclo di revisione e approvazione della programmazione
E’ inoltre indispensabile definire il sistema di reperimento dati.
E’ possibile che in azienda vi sia un sistema informatico che agevoli il recupero delle informazioni e lo sviluppo delle procedure, ma è anche possibile che sia necessario reperire altri canali di informazione.
Un altro criterio su cui è utile soffermarsi nel piano operativo è la definizione della frequenza dei controlli, scegliendo se effettuare le verifiche al raggiungimento dei traguardi intermedi o a cadenza prestabilita.
Tra gli strumenti di monitoraggio che si consiglia di utilizzare vi è il Gannt, che offre una rappresentazione grafica immediata e di facile consultazione per valutare l’avanzamento di un progetto.
Si tratta di uno strumento che va ben costruito e costantemente aggiornato, perché aiuti a valutare l’efficienza delle risorse del progetto attraverso un’analisi dei tempi lavorati e delle attività svolte.
Un’ultima considerazione riguarda il ruolo del Pianificatore di Progetto.
Implementare un sistema di controllo è fondamentale almeno quanto una buona pianificazione.
Deve inoltre saper gestire gli imprevisti e i problemi che possono sorgere in corso di svolgimento di un progetto.
Il controllo, quindi, non può limitarsi all’aggiornamento del Gantt, alla redazione di report e alla riprogrammazione delle attività future, ma deve tendere ad anticipare, laddove possibile, i problemi e a introdurre tempestivamente efficaci misure correttive.
