La posta elettronica è uno strumento molto utile per creare contatti e relazioni in ottica di business, se viene utilizzato correttamente.

In questa news troverete qualche consiglio su come scrivere una email e come strutturarla in tutti i suoi elementi: target, oggetto, grafica…

L’email marketing è quel tipo di marketing diretto che utilizza la posta elettronica come mezzo per comunicare messaggi commerciali (e non) al pubblico. Uno strumento che in questo senso presenta molti vantaggi, come la possibilità di comunicare direttamente col proprio target, magari con tante persone in una volta sola; l’esiguità dei costi a fronte di un ritorno d’investimento di solito alto; la semplicità e la rapidità dell’invio del messaggio rispetto ad altri tipi comunicazione (materiale cartaceo, volantini o spot pubblicitari).

A questo va aggiunta la grande diffusione che la posta elettronica ha presso gli utenti internet come mezzo abituale di scambio di notizie e informazioni. Tutto questo fa dell’email marketing uno degli strumenti maggiormente utilizzati per promuovere un sito e i suoi contenuti.

Proprio in conseguenza dei vantaggi che può offrire, e dell’utilizzo sfrenato che ne viene fatto a scopo pubblicitario, l’utente finisce per ricevere quotidianamente sempre più email, e la tendenza a cestinarle ancor prima di aprirle cresce in proporzione. Tanto più che spesso le email che si ricevono hanno tutte lo stesso taglio, il linguaggio non è adatto allo scopo, il testo è scritto in maniera confusionaria e non mette in rilievo ciò che veramente si vuole comunicare.

Scegliere con cura i propri interlocutori, emergere dal mare dello spamming e comunicare un messaggio che sia il più possibile interessante e accattivante per chi lo riceve, è dunque una priorità se si vogliono ottenere dei risultati da una campagna di email marketing. Un esercizio in cui le parole sono l’unica risorsa, e l’obiettivo finale è ottenere una risposta.

Ecco alcuni consigli utili per strutturare un’email in modo efficace:

1. Conoscenza del target
Che sia un singolo interlocutore o un gruppo di destinatari facenti parte della medesima categoria, è sempre di grande aiuto, prima di cominciare a scrivere, chiedersi a chi sarà recapitato il messaggio, prendendo informazioni disponibili sul web o visitando direttamente il suo sito.

La conoscenza del target è utile sia per decidere come impostare il registro del messaggio, sia soprattutto per capire quali argomentazioni utilizzare nel formulare la vostra offerta: sapere in anticipo quali sono le esigenze del vostro interlocutore può aiutarvi a trovare la formula più efficace per interessarlo, per convincerlo che non gli state facendo perdere tempo e che la vostra offerta è una soluzione a una sua esigenza, e non fumo negli occhi.

2. L’oggetto
L’oggetto è per un’email un po’ come il titolo per un articolo. Se volete che il messaggio abbia qualche chance di venire aperto dal destinatario, è essenziale che l’oggetto sia breve, esplicito e soprattutto preciso. E’ bene dunque condensare il più possibile il contenuto del messaggio in quei pochi caratteri disponibili.

3. Chiarezza e Concisione
Abbiamo già visto come la concisione e la chiarezza siano essenziali per la scrittura sul web. Per una email la brevità addirittura è d’obbligo: il lettore difficilmente avrà voglia o tempo di scorrere fino alla decima riga per sapere quello che intendete comunicare.

Tutto quello che avete da dire deve assolutamente stare nella prima schermata, addirittura nelle prime righe. Può essere utile preparare una piccola scaletta, mettendo gli argomenti in ordine di priorità e iniziare con un piccolo indice, con gli argomenti che saranno affrontati nel messaggio.

In tal modo l’interlocutore potrà da subito farsi un’idea delle informazioni a cui potrà accedere, ed eventualmente scorrere il messaggio fino al punto da lui considerato maggiormente interessante. Un ottimo modo per alleggerire il messaggio è quello di utilizzare dei link, rimandando il lettore al vostro sito per ulteriori approfondimenti.

4. Credibilità
In ogni contenuto web è importante la credibilità, e a maggior ragione in un’email scritta in ottica di marketing. E’ poco utile, se non controproducente, promettere cose poco credibili o indugiare in pompose auto celebrazioni all’interno di un messaggio (con uso di superlativi e termini di paragone).

E’ bene ricordare che l’obiettivo primario dell’email è ottenere una risposta, creare un primo contatto col vostro interlocutore. A questo scopo è utile presentare con chiarezza e onestà i vantaggi della vostra offerta, e magari offrire un’opzione per una prova gratuita del vostro prodotto/servizio, in modo che possa essere l’interlocutore stesso a valutare la bontà di ciò che gli proponete.

5. Struttura Grafica
Una schermata piena di parole tutte uguali, senza stacchi, è destinata a scoraggiare chiunque, soprattutto se il messaggio contiene molte informazioni e quindi molte parole. Cercate quindi di suddividere graficamente il messaggio in paragrafi, separandoli con uno spazio e utilizzando il maiuscolo per evidenziare i titoli. Se il documento è molto lungo, come detto, è possibile utilizzare un indice iniziale numerato che funga da sommario per il vostro messaggio.

6. La Firma
La firma è un elemento che non va sottovalutato, perchè può essere utilizzata come presentazione personale e per fornire importanti informazioni di contatto. Non solo dunque il vostro nome e cognome (evitare appellativi come dott. o ing.), ma anche il logo della vostra azienda, il ruolo che avete al suo interno, il vostro indirizzo di posta elettronica, il telefono, il fax, l’indirizzo, l’Url del vostro sito Internet o quello della vostra azienda (preferibilmente cliccabile), e infine anche gli orari in cui siete reperibili in ufficio. Confezionate, se il vostro sistema di posta elettronica lo permette, diverse firme da inserire automaticamente: informale, formale, in italiano, in inglese.